Rubyconf Brasil 2013 - Fechamento

2013 September 08, 18:50 h - tags: rubyconfbr2013

Este foi um longo processo. Todo ano gasto um bom tempo organizando o melhor evento possível. Antes de mais nada agradecimentos aos grandes amigos da Locaweb que nunca me decepcionam na logística.

Time Locaweb

Mais uma vez agradeço imensamente aos grandes palestrantes que vieram de todos os cantos do mundo compartilhar seus conhecimentos e experiências.

Palestrantes

E sempre agradecimentos às dezenas de empresas que de uma forma ou de outra colaboraram para que a Rubyconf fosse possível. Vale lembrar que todos os palestrantes que vieram de fora do Brasil vieram patrocinados por suas próprias empresas.

Suporte

  • novamente agradecimentos ao apoio da Eventioz, que logo após o evento também anunciou seu merge com a grande Eventbrite.

  • finalmente, agradecimentos aos patrocinadores Locaweb, Globo.com, Eventials, Eventioz, The Kumite. Não só como suporte, mas efetivamente investimento e colocando a mão na massa para fazer a conferência realmente acontecer.

TL;DR

Todo ano é uma maratona de obstáculos conseguir realizar a Rubyconf Brasil. Fazemos isso há 6 anos, estamos ficando cada vez melhor a cada ano e mesmo assim nunca fica mais fácil.

Para dar uma idéia, nos últimos 3 anos realizamos o evento no 5o andar do Shopping Frei Caneca. Um espaço onde conseguíamos montar duas salas com capacidades aproximadamente de 600 da sala 1 e mais de 200 na sala 2. No ano passado já estava claro que não iria mais caber. Por isso durante o evento do ano passado já havíamos fechado que subiríamos para o 6o e 7o andar, no Teatro Frei Caneca, com capacidade para mais de 800 pessoas no teatro propriamente dito e pelo menos 300 pessoas na segunda sala. Fechamos as datas há 1 ano atrás.

Mesmo assim, houve desencontros de comunicação e agendas dos locais de evento e acabamos competindo no dia 29/8 com o evento The Next Web e no dia 30/8 com a QCon SP. Vamos continuar tentando no ano que vem não ter esse tipo de conflitos mas não podemos influenciar as datas que outros eventos escolhem. Por isso, se estiverem pensando em montar eventos por volta de Agosto ou Setembro de 2014, nos dêem um toque para que possamos nos alinhar.

Aliás, é possível que ano que vem o evento mude novamente de lugar. Depois de 4 anos no Frei Caneca, estamos chegando ao limite de sua capacidade e infraestrutura (sua infraestrutura antiga simplesmente não está aguentando nosso equipamento). Um candidato forte vai ser testado nos proximos dias e se for escolhido será próximo à região de Pinheiros/Vila Madalena, ainda próximo ao metrô. Quando estiver confirmado aviso nas redes sociais.

Outros problemas envolveram a seleção de palestrantes. No começo do ano abri o Call for Papers, que trouxe aproximadamente 100 propostas de palestras que precisavam preencher um máximo de 25 slots. Nada mal ter 4 propostas para cada 1 slot.

Eu sei dos últimos anos (e este ano se reconfirmou) que mais da metade do público vem no evento pela primeira vez. Não é uma estatística científica, mas se for olhar pelo evento, poderíamos dizer que a comunidade Ruby do Brasil aumenta perto de 50%, cumulativamente, todo ano. E isso significa que muitos ainda são iniciantes, misturados a pessoal mais antigo. Por isso a programação precisa balancear com conteúdo que não aliene nenhum dos dois lados. Novatos, experimentes, primeira vez, frequentadores assíduos. Significa trazer palestrantes reconhecidos, palestrantes iniciantes, temas avançados, temas menos complicados.

Outra tendência é eliminar palestras não-técnicas, altamente tendenciosas em auto-ajuda. Muitos eventos de TI estão indo muito nessa direção e no começo eu também fazia isso. Agora, tirando os keynotes de abertura e fechamento do evento, tivemos 22 palestras especificamente de assuntos técnicos para um público que prima pelo conteúdo técnico. Mais do que isso, eu preciso fazer escolhas como por exemplo dar espaço pra muitas palestras relacionadas a Ruby mas que não são sobre Ruby (Javascript, Elixir, Vagrant, por exemplo). Por isso mesmo a platéia da Rubyconf é quase incompatível com qualquer outro evento de TI tradicional, e é por isso que o desafio de uma nova Rubyconf sempre é maior.

Nesse meio do caminho muitas coisas acontecem. Bryan Helmcamp, do Code Climate, teve que cancelar de última hora por problemas pessoais. Kevin Barnes, que viria pelo Github, se desligou do Github a menos de uma semana do evento. Cauê Guerra que vinha pela 500px teve que cancelar quando se mudou pra Codified. O mercado é dinâmico, as pessoas entram e saem de empresas o tempo todo e como as viagens internacionais são combinadas com as empresas, é realmente complicado. Sabendo disso significa que eu preciso ter o tamanho certo de overbooking, já sabendo que 3 ou 4 cancelamentos semanas antes do evento é algo normal em todos os anos.

Outro problema é aumentar o tamanho do local do evento e depois descobrir que haverá eventos concorrentes. Só porque um ano tivemos um grande público, sabendo que esse público se renova todo ano, eu preciso buscar esse novo público o tempo todo. Ano passado foram mais de 800 pessoas, esse ano foram cerca de 900 pessoas. É um trabalho de formiguinha, literalmente buscando uma pessoa de cada vez. Pra isso, por exemplo, servem meus blog posts, minhas palestras no interior do Brasil, de faculdade em faculdade, eventos de TI em geral, material online, artigos em outros sites, etc. É um enorme trabalho buscar públicos em todos os cantos do país. Especialmente porque tirando pessoas como Nando Vieira, empresas como Plataformatec e grupos como o Guru-SP, praticamente mais ninguém está gastando sola de sapato para buscar público. Fica a dica: precisamos de mais ajuda. É um trabalho desgastante fazer isso sozinho.

E durante o evento, mil coisas dão errado. Desde saber de última hora que teríamos retro-projetores de última geração mas que para tirar proveito precisaríamos modificar todos os slides de todas as palestras, detalhes de cenografia fora do lugar, problemas com a eletricidade antiquada do prédio, coordenar os palestrantes, etc. E sobre internet: alguém tem idéia de quão complicado é manter hotspots com capacidade para muito mais de 1000 dispositivos online ao mesmo tempo? É um conjunto de equipamentos que custa dezenas de milhares de dólares e exige um link dedicado com uma antena no topo do prédio só pra isso. Isso sem falar de cenografia, tradução simultânea nas duas salas para as duas línguas, coffeebreak. A intenção é que o espetáculo seja o mais perfeito possível, e para isso não importa quantos corpos vão sobrando nos bastidores, "the show must go on".

Este foi só um resuminho para dar uma idéia do que é um Rubyconf Brasil. Este ano foi maior que o ano passado. Ano que vem vai ser ainda maior que este ano! Nos vemos novamente todos juntos daqui um ano!

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