[Rails Summit 2010] Iniciando o Planejamento

2009 October 27, 19:36 h - tags: railssummit2010

Atualização 28/10: atualizei a estatística e pensando melhor, as conclusões são um pouco diferentes.

Atualização 29/10: coloquei algumas fotos do Frei Caneca.

Um evento do porte do Rails Summit não se faz da noite para o dia. Em 2008 a Locaweb assumiu o risco e juntos fizemos um evento de escala internacional em apenas 3 meses. Isso facilmente se traduziria em suicídio, mas acho que conseguimos um excelente resultado, dadas as limitações logísticas.

Para este ano, começamos meses atrás. O auditório Elis Regina foi alugado já no fim de 2008. Os palestrantes internacionais foram contactados logo depois da RailsConf 2009, em Las Vegas. Marketing, patrocínios, fornecedores, foi tudo planejado de antemão pela equipe de eventos da Locaweb. Por isso este ano, comparado com o ano passado, foi bem mais sossegado.

Mas ainda temos algumas dúvidas não solucionadas. Por isso ontem lancei um twit com uma primeira mini-pesquisa. Ficamos surpresos que a reação foi bem rápida! Em meros 5 min mais de 100 respostas foram coletadas. Neste momento já temos mais de 330 464 respostas. Com isso, eu compilei este resultado parcial:

O Elis Regina é um excelente local, espaço amplo, bom para a comunidade socializar. Por outro lado ele é contra-mão para a maioria das pessoas. Fica longe do centro da cidade, ou seja, longe da maior parte dos hotéis. Fica longe dos pontos de baladas, bares. Fica longe do transporte público principal como metrô. Além de ser um dos locais mais caros de São Paulo para se fazer eventos.

Em vista disso, estamos considerando o Centro de Convenções do Shopping Frei Caneca que, para quem não conhece, fica no bairro Cerqueira César, uma região razoavelmente próxima à Avenida Paulista. Ou seja, próximo a metrô, a hotéis, bares, etc. Como fica no topo do Shopping Center, existe uma ampla praça de alimentação, o que nos economiza o problema de comida (vocês não tem idéia da dor de cabeça). Por outro lado, o espaço para socializar e fazer atividades paralelas como dojos, é menor.

Outra coisa é sobre os dias do evento. Pessoalmente eu achava que os melhores dias seriam sexta e sábado, para ter domingo para descansar e para ficar mais fácil de convencer a empresa a liberar. Nós sempre fizemos no meio da semana, por experiência do pessoal de eventos. Mas olhando no gráfico vemos o seguinte: 1) quem já participou prefere durante a semana; 2) quem nunca participou prefere de sábado e domingo; 3) sexta e sábado perde nos dois. É quase um empate técnico entre dia de semana e sábado-domingo. Pensando melhor, acho que faremos durante a semana mesmo, preferencialmente numa quarta e quinta, porque sexta sempre tem trânsito pior e as condições para um evento são piores, historicamente.

Eventos a preços baratos (próximo ou abaixo de R$ 50) são muito fáceis de encher. Mas eventos acima de R$ 200 já são considerados investimentos. Por isso mesmo ainda é complicado falar em sair de São Paulo. Dificilmente daria para encher mais de 500 pessoas a preços acima de R$ 200 fora daqui. Pelo menos não temos nenhum dado que indique o contrário.

Por enquanto, consideramos fazer a conferência no Frei Caneca, provavelmente numa sexta e sábado. Ao preço de R$ 250 fixo, sem opção para estudantes (que é algo que só o Rails Summit fez, praticamente nenhum outro evento tem isso). A maioria não dá conta disso, mas R$ 400 é um preço muito abaixo do preço de custo do evento. O Elis Regina, palestrantes internacionais, alimentação (2 almoços, 4 coffee-breaks), encarecem bastante o custo total. Essas mudanças todas ajudam a baixar bastante esse custo mantendo a qualidade geral.

Não haverá mais preço especial para estudantes. Aliás, a maioria das conferências não tem isso, nos dois últimos anos eu pedi para colocar, mas não vale a pena. Fazendo no Frei Caneca, podemos reduzir o preço, isso já tornará o evento mais acessível e sem necessidade de mais descontos.

Eu sei que muitos gostariam do evento em outros estados. Eu ouvi especialmente Rio de Janeiro e Porto Alegre. Pessoalmente, minha escolha é o Rio de Janeiro, sem sombra de dúvidas, pelas possibilidades de turismo e tudo mais. Mas, falando de forma realista, é muito difícil de justificar. Só de curiosidade, acima está o gráfico de participação relativa por estado. O que sabemos, comparando com outros eventos que participamos e organizamos, a logística é muito diferente. Fora de São Paulo, existem poucas alternativas de fornecedores, o custo para organizar é maior. Eventos menores são menos difíceis, mas um do porte do Summit é mais complicado. E infelizmente é uma realidade que a população de São Paulo é pelo menos uma ordem de grandeza superior a qualquer outro lugar e esse tipo de conferência depende de uma quantidade maior de pessoas do que o normal. Somente eventos do tamanho de um FISL conseguem movimentar pessoas para fora de São Paulo.

Além disso, eu ouvi e li diversos feedbacks e estou considerando tudo para melhorar ainda mais o conteúdo do ano que vem. Uma das coisas que finalmente vou conseguir fazer é um Call for Participation, ou seja, alguns palestrantes eu mesmo vou pré-selecionar, mas a maioria dos slots serão preenchidos via propostas enviadas a mim por palestrantes de qualquer lugar do mundo. Daí eu farei a seleção e isso deve tornar a programação mais diversificada. Se você se interessa, comece a pensar no assunto. Ano que vem vou colocar as regras e datas no ar. E ainda teremos também a Desconferência, possivelmente de forma mais organizada e com tempo mais rígido que nos últimos dois anos (na RailsConf, o microfone é desligado por um timer, por exemplo).

Acima estão algumas fotos do Encontro Locaweb que fizemos no Frei Caneca. Nesse caso estamos usando o auditório aberto, com 900 pessoas. Esse dá para ser dividido em 2 para fazer mais de uma sala.

Bom, ainda é cedo. Estamos avaliando as opções. Ano que vem traremos as novidades o mais cedo possível.

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